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Webinar: come iniziare il percorso di trasformazione digitale

2020/05/12

Mercoledì 29 aprile abbiamo organizzato il primo dei nostri webinar della serie Digital Accelerator: Passa al digitale in 5 passi fondamentali: ciò di cui hai bisogno per un'adozione digitale di successo, ospitato dalla nostra Helen Poole (4PACK UK Managing Director) e Karen Thompson (4PACK UK Implementation Manager).

"Going Digital" e il tema della Trasformazione Digitale può sembrare all'inizio un compito arduo. Ma una volta suddiviso in parti più piccole e maneggevoli, è sicuramente realizzabile. Nel contesto dei beni di consumo, più precisamente Food & Beverage, abbiamo mostrato i nostri 5 passi fondamentali per iniziare il viaggio di trasformazione digitale. Ma prima di tutto: 

perché passare al digitale?

Centralizzare le informazioni in un'unica soluzione consente di:

  • Sincronizzare i contenuti collegando le informazioni e le risorse agli artwork e agli output
  • Aumentare la precisione eliminando gli errori di contenuto e creativi
  • Garantire coerenza e controllo e guidare la qualità dei dati
  • Costruire e proteggere l'identità del marchio
  • Prendere decisioni informate e istantanee grazie alla piena visibilità e tracciabilità dei processi

Per ottenere:

  • Velocità sul mercato - Maggiore efficienza e produttività
  • Innovazione Agile - Reazione più rapida alle tendenze
  • Riduzione dei costi - Eliminazione di costosi punti di contatto e razionalizzazione dei processi
  • Profitto - Realizzato arrivando più rapidamente sul mercato, con più efficienze di costo

Cos'è Going Digital?

"Going Digital" è un viaggio di trasformazione, ma in sostanza significa trasformare le informazioni in dati utilizzabili. Ciò avviene centralizzando le informazioni e rendendole accessibili dove e quando sono necessarie - dagli utenti, o da altre fasi digitali del processo.

Essere veramente digitali permette di adottare un modo più agile di lavorare, dove tutti gli stakeholder collaborano in modo efficace, eliminando i rischi e riducendo i costi di tempo e le risorse. L'adozione di pratiche digitali olistiche è una svolta per le aziende di tutte le dimensioni.

Segui i nostri 5 Fondamenti per garantire il successo digitale:

1. Get Connected (Helen)

Si tratta di far funzionare i sistemi per aiutarti a collaborare e condividere informazioni in qualsiasi momento da qualsiasi luogo - casa / ufficio, tra te e i collaboratori della tua catena di fornitori.

La creazione di questa rete ha un valore inestimabile e aumenterà l'efficienza in tutti i settori. Ma la cosa importante da ricordare è che quanto più grande è la rete, tanto più preziosa e utile diventa. Coinvolgi il maggior numero possibile di stakeholder e di processi affinché i tuoi sistemi lavorino per te.

La chiave è condurre le informazioni e i processi in un ambiente digitale, portandoti alla linea di partenza del tuo viaggio di trasformazione digitale.

Le piattaforme di solito beneficiano del cosiddetto effetto rete, cioè più gli stakeholder sono attratti dalla piattaforma, più la piattaforma diventa preziosa per i singoli stakeholder.

Fonte: The Role of Platforms for the Digitalisation of European Industry (giugno 2016, Siemens)

2. Single source of truth (Helen)

È un'espressione di uso comune nel settore ed è fondamentale per il successo digitale. Avere una Single source of truth (Unica fonte di verità) significa creare un punto di verifica centrale dove tutti gli utenti e i sistemi hanno accesso alle versioni corrette delle informazioni e dei dati, garantendo che gli input corrispondano agli output.

Ma, come in una buona rete, una sola fonte di verità è preziosa solo quando viene utilizzata! Per poterne trarre realmente beneficio, deve essere sostenuta all'interno dell'azienda, la partecipazione deve essere incoraggiata dall'alto verso il basso. Più processi, punti di contatto e stakeholder sono inclusi nella tua soluzione, maggiore è l'opportunità di guidare l'efficienza.

"Si tratta davvero di eliminare gli errori nel processo...Abbiamo esempi di persone che con il modo attuale di lavorare sui processi gestiti da fogli di calcolo, stanno guardando 10 iterazioni per l'approvazione degli artworks. Tutto questo perché non hanno una fonte centrale di informazioni, sia dal punto di vista del contenuto sia del controllo della versione. È un vero incubo! Avendo un'unica fonte di verità, si può davvero guidare la metodologia della 'Buona la prima' e raggiungere il gold standard del settore di 1,6 iterazioni per l'approvazione di un'artwork".

Helen Poole, 4PACK UK

3. End-to-end Management (Helen)

"End to End Management" è qualcosa che ci appassiona molto in 4Pack, fa parte del nostro DNA e di cui parliamo molto con l'industria.

In poche parole, si tratta di avere una visione completa dei propri processi e di assicurarsi che le parti in movimento siano sincronizzate tra di loro. Ti permette di affinare e ottimizzare costantemente i  progetti e la tua efficienza. Avere una visione d'insieme significa che è possibile identificare facilmente i colli di bottiglia, correggerli, testarli e migliorare progressivamente man mano che ci si sposta in avanti.

Traccia e misura i tuoi dati, ricamali insieme e assicurati di includere una funzione di gestione del progetto per gestirli e guidare l'automazione (Fig 1.1)

End-to-end management

  Fig 1.1: End-to-end Management

  

4. Sfrutta l'automazione (Karen)

Le automazioni possono davvero trasformare il modo di fare le cose giorno per giorno, sfruttando al massimo i sistemi per sostituire le attività o i compiti manuali o ripetitivi. I sistemi non sono rallentati da distrazioni esterne; è possibile accelerare il ritmo di lavoro oltre a guidare la coerenza omettendo l'errore umano.

"I sistemi non hanno riunioni, non hanno assenze, non hanno lavoro da casa, si limitano ad andare avanti con il lavoro in modo da accelerare automaticamente le cose".

Karen Thompson, 4PACK UK

Per esempio, l'automazione del flusso di lavoro può accelerare il passaggio da A a B nel processo di business e liberare il tempo delle persone per concentrarsi su dove realmente aggiungono valore nel business, piuttosto che rincorrere le persone per azioni per telefono o e-mail.

In breve, aggiungere Automation è il prossimo passo verso il digitale. Tuttavia, quello di cui ho parlato è l'automazione all'interno di un unico sistema - e sappiamo che nelle aziende ci saranno molti sistemi in gioco. 

5. Integrazione (Karen)

Integrazione significa far funzionare bene i sistemi insieme: creare un patrimonio o ecosistema digitale dove i sistemi possono spingere, condividere o aggiornare i dati sul web in un modo o in un altro modo. Un sistema passa ad un altro e riceve un aggiornamento in un secondo momento, quando il secondo sistema ha finito. È una grande macchina digitale! (Fig 1.2)

Integrazione

Fig 1.2: Integrazione

I vantaggi sono numerosi: il livello complessivo di rischio è ridotto per aver eliminato i dati inutili e la doppia gestione del lavoro, quindi l'input manuale è basso.

I sistemi SaaS (software as a service) si integrano perfettamente nel panorama dei sistemi esistenti. Sono tutti basati sul web e generalmente sono dotati di un insieme sviluppato di API e punti di integrazione.

L'integrazione è il futuro per tutti i nostri sistemi digitali - tutti quelli che aggiungiamo al nostro portafoglio devono integrarsi facilmente con i sistemi esistenti.

DOMANDE PRINCIPALI:

Q: Quali sono le sfide principali del passaggio al digitale?

A: Il numero complessivo di sfide per passare al digitale sono minime, e certamente non superano le ragioni per non farlo. Tuttavia, la sfida principale per la maggior parte delle aziende è la gestione del cambiamento, che consiste nell'ottenere acquisti dalla propria organizzazione e nel prendere in considerazione diversi modi di lavorare. La chiave del successo in questo caso è garantire che tutti i team e gli stakeholder necessari siano coinvolti nel processo il più presto possibile fin dall'inizio per assicurarsi che diano il loro punto di vista e contribuiscano - nessuno vuole un sistema forzato su di loro! 

Si tratta di garantire che ci sia un rappresentante di ogni parte rilevante del business per poter lavorare attraverso quelli che sono oggi i loro processi e come sarebbero in un modo di lavorare digitale. L'assistenza di un responsabile di progetto/implementazione esperto aiuterà a guidare tutti attraverso il processo. 

Q: Cosa possono fare le aziende per prepararsi al digitale?

A: Ci sono alcune cose che puoi fare per metterti in una buona posizione sulla "linea di partenza" digitale, come ad esempio mappare il tuo panorama utente. Chi sono i team che dovresti includere all'interno del sistema? Inoltre, è fondamentale iniziare a raccogliere i dati. Per esempio, analizza alcuni esempi di specifiche per capire che tipo di dati inserirai nel sistema. Costruisci alcuni diagrammi di flusso dei tuoi attuali processi: può aiutarti ad avere un'idea chiara di quello che vorrai ottenere.

La cosa più importante però, è capire perché stai diventando digitale, quali sono i tuoi criteri di successo? Avere criteri con cui giudicare il successo rende il tuo processo decisionale molto più facile quando dovrai valutare i fornitori di sistemi con cui lavorare. Per esempio, pensa ai tuoi utenti: cosa vogliono fare di più o di meno? Magari dedicare meno tempo alle riunioni, cercare più facilmente contenuti e specifiche o ridurre i tempi di ciclo? Assicurati di chiarire gli obiettivi dell'azienda che possono poi essere utilizzati per mappare una potenziale soluzione. 

Q: Come posso giustificare i costi associati al passaggio al digitale?

A: Creare un business case per passare a un modo di lavorare digitale è una sfida per molte persone. La ragione principale è che, in molti casi, è estremamente difficile comprendere i tempi e i costi associati al modo in cui i progetti sono gestiti con il tuo modo di lavorare esistente. Il che è di per sé uno dei motivi chiave per cambiare!  

Quindi, un buon punto di partenza è pensare ai costi associati al processo di lancio del prodotto. Ad esempio, quanti SKU sono gestiti, numero di artworks, costo per ogni nuovo artwork, costo per richiesta di modifica, numero medio di cicli di artworks, numero di approvatori, costi di traduzione, ecc.  Poi bisogna pensare al tempo necessario per lanciare un prodotto e all'interno di quel processo - quanto tempo viene speso per gestire le specifiche e gli artwork. Una volta raccolti questi dati e dopo aver analizzato a fondo la richiesta con il tuo fornitore digitale, dovresti sapere quanto tempo può essere tagliato dal processo e, lavorando su una metodologia corretta per la prima volta, quanto ciò potrebbe ridurre la spesa potenziale.  

Questi dati da soli dovrebbero fornire un chiaro ROI, ma si possono anche considerare i benefici intangibili associati al passaggio a un modo di lavorare digitale - miglioramenti continui, attenuazione del rischio, conformità, scalabilità istantanea, capacità di innovare in modo agile e aumento del valore delle vendite grazie alla riduzione dei tempi di lancio.

Q: Non abbiamo un reparto IT come colmare questa lacuna?

A: Quando non si dispone di un reparto IT (o anche quando lo si fa!), è necessario cercare un fornitore digitale che offra una soluzione SaaS (Software as a Service), il che significa che tutte le attività IT più tecniche (manutenzione di server, il backup dei dati, la sicurezza, il supporto ecc.) sono gestiti nell'ambito della tariffa SaaS. Il tuo fornitore digitale dovrebbe anche collaborare con te per comprendere le tue esigenze e gestire il processo di implementazione per garantire che i tuoi team siano soddisfatti del nuovo modo di lavorare e che abbiano ricevuto la formazione adeguata. Anche il supporto online continuo è importante, in particolare se non si dispone di un team IT.

Q: Come posso essere certo che i miei dati siano al sicuro?

A: Qualsiasi fornitore digitale dovrebbe essere in grado di fornirti i dettagli su come gestisce e garantisce che i tuoi dati siano costantemente sicuri, oltre a fornire le Condizioni di Servizio (contratto) per confermarlo. Quando si seleziona un fornitore SaaS, è fondamentale accertarsi che si prenderà cura di tutta la sicurezza della soluzione, sia a livello di infrastruttura, sia di applicazione.

Per infrastruttura, stiamo parlando dei server, di come sono gestiti, delle discipline di back-up e di disaster recovery che sono in atto e delle politiche associate all'accesso sia fisico che virtuale ai server ("cloud").

Per applicazione, stiamo parlando delle verifiche, dei controlli e delle impostazioni esistenti per definire l'accesso e la visibilità degli utenti. L'accesso controllato dalle autorizzazioni determinerà chi vede cosa e i loro diritti associati.

Unisciti a noi mercoledì 20 maggio per il nostro prossimo webinar dove valuteremo come aumentare la tua conformità attraverso un approccio digitale, segui il link per registrarti!

Go Digital in 5 Fundamental steps: Cosa ti serve per un'adozione digitale di successo