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Software di gestione delle specifiche: cosa devi sapere

2020/11/12

Il software di gestione delle specifiche può gestire tutto, dal prodotto, al confezionamento fino alle specifiche degli ingredienti o delle materie prime in un unico sistema di facile utilizzo.

Nella prima parte di questo argomento spieghiamo come le aziende gestiscono attualmente le specifiche e del perché una buona gestione  sia essenziale per le aziende che vogliono garantire la qualità senza compromettere la velocità.

Dove saremmo se non fosse per le specifiche? 

Se ci pensi, l'auto che guidi, il telefono, le applicazioni che utilizzi, il cibo e i prodotti di consumo che acquisti sono tutti creati in riferimento a una o più specifiche. Anche la succosa mela che compri al supermercato ha una sorta di specifica di qualità ad essa associata.

Quindi, cos'è una specifica? 

Nei suoi termini più semplici, una specifica è la descrizione dettagliata del design e/o dei materiali utilizzati per realizzare un prodotto o definire un servizio. Specifiche di un tipo o di un altro sono con noi da quando i babilonesi hanno iniziato a scrivere le loro ricette su tavolette di argilla più di 4000 anni fa! 

Nel settore dei beni di consumo confezionati (CPG, Consumer Packaged Goods), sia che si tratti di alimenti e bevande, di prodotti per la casa, di tabacco o di cosmetici, sarà facile gestire le specifiche o le schede tecniche internamente e con i fornitori al fine di garantire gli standard di qualità dei prodotti che si vendono.

I tipi di specifiche di cui ci stiamo occupando vanno da quelle degli ingredienti e delle materie prime fino alle specifiche del prodotto/ricetta,  dell'imballaggio, al copy della confezione e alle specifiche dello stampato. Le specifiche individuali si collegano ad altre per formare un'inimitabile "ragnatela" di dati che descrive i prodotti o i servizi che devono essere creati o prodotti.

Le aziende come stanno gestendo le specifiche?

Beh, secondo la nostra esperienza, esiste una gamma completa di applicazioni software attualmente in uso, da Microsoft 365/Excel fino ai sistemi PIM (Product Information and Specification Management), ERP (Enterprise Resource Planning) e PLM (Product Lifecycle Management) come SAP & Oracle. Per alcuni, i Fornitori gestiscono ancora alcuni o tutti i dati delle specifiche per conto del cliente e per alcuni, tali specifiche potrebbero essere ancora sulla carta!

Una buona gestione delle specifiche guida la qualità e le prestazioni

Questa citazione precisa un punto molto importante:

"Dobbiamo definire la qualità come conformità alle specifiche, se vogliamo gestirla".

- Phil Crosby, guru della qualità e pensatore di Zero Difetti -

Se siamo in grado di descrivere accuratamente e concordare i requisiti in anticipo in una specifica, allora la qualità del prodotto può essere garantita da rispetto del fornitore e / o sito di produzione alla stessa specifica.

Lo scopo in questo caso, è quello di prevenire i problemi alla fonte piuttosto che rilevarli e trovarne la cura. Un approccio "right-first-time" offre enormi vantaggi ai produttori di GCC e ai rivenditori in termini di qualità elevata, ma anche di agilità e velocità di immissione sul mercato.

Questa dovrebbe essere una considerazione importante quando si tiene conto di tutte le attività, specifiche e altro che fanno parte del lancio di un prodotto.

Un approccio "quality embedded" paga i dividendi per tutti i tipi di specifiche.

Se una specifica è completa, aggiornata e accurata per un ingrediente, una materia prima o un materiale di imballaggio fornito, allora è molto più semplice per i team della catena di fornitura mettere in atto controlli per garantire che le merci del fornitore siano adatte allo scopo.

Le specifiche sono il segreto per ridurre i costi e i processi a rischio

Consideriamo l'artwork del packaging: se il testo del pack, le informazioni legali e le traduzioni possono essere curate e concordate in anticipo in una specifica formale del copy, allora c'è una probabilità molto maggiore che l'artwork sia corretto e possa essere approvato in uno o al massimo in due cicli.

Questo è uno scenario vantaggioso per tutti... 

In primo luogo, la qualità dell'artwork è garantita in quanto le possibilità di incorporare l'errore umano sono in gran parte ridotte. In secondo luogo, si possono ottenere grandi vantaggi da un controllo più rigoroso del budget degli artwork e dalla riduzione dei tempi di revisione interna all'organizzazione. Una specifica concordata per il copy di un pack, che stabilisce il contenuto in modo strutturato, può anche prestarsi ad un artwork dinamico con ulteriori vantaggi, ma questa è un'altra storia!

Quando i prodotti falliscono e un'azienda viene messa in discussione da un potenziale ritiro o richiamo, allora avere specifiche accurate è di fondamentale importanza.

La velocità di risposta a queste situazioni sfortunate può essere catastrofica se le informazioni sulle specifiche non sono disponibili a livello centrale. Conoscere l'impatto di un potenziale problema di un fornitore, di un ingrediente allergenico o simile è semplice se le specifiche sono ben mantenute.

Questa è una delle ragioni per cui una buona Gestione delle Specifiche è un requisito di base per gli audit di qualità come ISO o BRC, insieme ad un solido Sistema di Gestione della Qualità (SGQ).

In conclusione 

Le specifiche e le schede tecniche sono fondamentali per fornire prodotti e servizi di qualità nei settori dei beni di consumo confezionati (CPG).

Le aziende riconoscono l'importanza delle specifiche e delle informazioni sui prodotti in esse contenute. Il potenziale che le specifiche hanno per guidare e mantenere la qualità significa che una buona gestione delle specifiche è considerata un obiettivo aziendale chiave.

Non esiste un unico modo concordato per gestire le specifiche e una varietà di approcci offline e online sono in uso attivo in tutto il settore.

Nel prossimo articolo ci concentreremo sui vantaggi della centralizzazione e della digitalizzazione delle specifiche in un sistema di gestione delle specifiche online o di gestione delle informazioni sul prodotto (PIM).

 

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