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Approvazione dell'artwork "Right First Time": Implementazione del processo

2020/06/22

Questa è la seconda parte di un articolo che analizza come qualsiasi attività di Food & Beverage - non importa quanto grande o piccola - possa avvicinarsi al raggiungimento di quell'importante obiettivo "Right First Time" per l'approvazione degli artwork.

Nella prima parte dell'articolo, abbiamo trattato 5 passi fondamentali per preparare le basi del tuo processo:

  1. passare al digitale
  2. centralizzare e raccogliere le informazioni
  3. facilitare la collaborazione
  4. automatizzare le integrazioni obbligatorie
  5. "bloccare" il tuo progetto

Se non l'hai già letto puoi farlo adesso qui.

In questa seconda puntata, passeremo a 6 modi per implementare e accelerare efficacemente il processo di approvazione degli artwork del packaging: tutti con l'obiettivo "Right First Time" saldamente in vista.

N. 1 - Collaborazione (di nuovo)

Nella prima parte di questo post abbiamo parlato di come facilitare la collaborazione mettendo in contatto tutti i tuoi stakeholder e collaboratori (interni ed esterni) nella stessa piattaforma digitale, utilizzando controlli basati su permessi per determinare i livelli di visibilità e le azioni.

L'utilizzo di questa piattaforma per consentire a tutti di collaborare intorno a una versione centrale digitale di un artwork in fase di revisione e approvazione, è un aspetto chiave. L'approvazione online significa che il tuo team di progettazione o l'agenzia caricano un PDF che tutti i membri del team sono in grado di visualizzare contemporaneamente. Dovrebbero essere in grado di interrogare questo file esattamente come se si trattasse di un file fisico - compresa la misurazione delle dimensioni, l'analisi dei colori e delle loro densità e così via. 

I revisori dovrebbero essere in grado di commentare o aggiungere note online con eventuali domande o richieste di modifica, che sono poi visibili a tutti gli altri revisori. Questo facilita la collaborazione (e velocizza il processo) poiché le richieste possono essere affrontate in diretta, e c'è una chiara storia di ciò che è già stato fatto, annotato o approvato.

Dove necessario, le nuove versioni possono essere facilmente (o anche automaticamente) confrontate direttamente con le versioni precedenti. I revisori sono anche in grado di fare riferimento in modo semplice e immediato a qualsiasi dato o contenuto che è stato raccolto durante le fasi di preparazione, quindi non c'è tempo perso nella ricerca di file infiniti.

N. 2 - Strutturare i flussi di lavoro

Ci sono una serie di grandi vantaggi nel passaggio al sistema digitale (che è stato il nostro primo passo fondamentale nella preparazione delle fondamenta). Uno di questi è che nel passare da un processo di email - o anche da un processo cartaceo - ad uno digitale, comporta la possibilità di strutturare i flussi di lavoro nel processo di approvazione degli artwork in modo molto più efficiente.

Le approvazioni possono essere assegnate in sequenza o in concomitanza - o una miscela delle due. Per esempio, si può fare in modo che alcune persone approvino prima le informazioni chiave, notificando collettivamente (e di nuovo automaticamente) il resto del team per l'azione una volta che questa è stata completata. Successivamente, un approvatore finale interviene solo dopo che tutti gli altri hanno avuto l'input.
In questo modo il processo si muove rapidamente, evitando molti "avanti e indietro", ed evitando di chiedere alle persone di approvare artwork che non hanno ancora bisogno di vedere. 

A questo punto, si può anche costruire una fase di pre-approvazione. Prima che l'artwork sia rilasciato nel flusso di lavoro di approvazione, il Project Manager sarà in grado di verificare automaticamente che tutto ciò che riguarda l'artwork venga confrontato con i dati e le informazioni inserite nel sistema dalle parti interessate. Poiché queste informazioni di per sé dovrebbero essere già state verificate prima di essere inserite nel briefing dell'artwork, questo fa una grande differenza in termini di giri di approvazione: significa che qualsiasi richiesta di modifica in fase di realizzazione dovrebbe diventare un'eccezione, piuttosto che la norma. 

No. 3 - Integrare i tuoi sistemi

Abbiamo già parlato in precedenza della raccolta e della preparazione delle informazioni che alla fine confluiranno nell'artwork all'interno di un'unica piattaforma centrale, che può e deve includere gran parte dei processi di sviluppo del prodotto e del packaging. 

Nella maggior parte delle aziende, tuttavia, ci saranno alcune informazioni - come i codici dei prodotti o i codici EAN - che saranno generati da altri sistemi come il tuo sistema ERP. Integrare questi sistemi in modo tale che le informazioni confluiscano direttamente nel briefing dell'artwork (o addirittura nell'opera stessa... ma questo è un altro post!) è molto più facile di quanto si possa pensare. È un altro modo efficace per accelerare il processo di preparazione e approvazione dell'artwork e ridurre i rischi di errori di modifica. 

No. 4 - Rendi facile la gestione del tuo progetto

La gestione efficace del progetto è un elemento chiave in tutte le fasi di preparazione e approvazione degli artwork del packaging. La gestione tipica e tradizionale assomiglia a una corsa per avere le informazioni, gestire le azioni e le linee temporali attraverso qualcosa di simile a un "tracker" basato su un foglio di calcolo che viene aggiornato manualmente. Tutto ciò richiede molto tempo e spesso è frustrante!

L'utilizzo di un sistema digitale centralizzato fin dall'inizio elimina gran parte degli affanni per la  gestione del progetto e accelera la preparazione e l'approvazione degli artwork. Inoltre fornisce ai brand un controllo significativamente maggiore e riduce i rischi di non conformità.

Una volta che l'artwork viene rilasciato per l'approvazione, il Project Manager dovrebbe essere in grado di vedere esattamente chi vi ha avuto accesso, revisionato/commentato e respinto o approvato, il tutto a colpo d'occhio su una dashboard del Project Management. Ogni utente avrà la propria dashboard personale, con visibilità e notifiche su quando deve rivedere gli artwork, o quando un altro revisore ha commentato qualcosa di cui ha bisogno di agire. Non è più necessario un inseguimento manuale!

N. 5 - Mantenere la tracciabilità

Con la migliore volontà del mondo, a volte le cose finiscono male. Ci sono azioni preventive che possono essere prese per minimizzare questi rischi (e ci aspetteremmo che molto di quello che abbiamo descritto in questi due articoli faccia proprio questo), ma occasionalmente l'errore umano può insinuarsi. 

Quel che è importante, se ciò accade, è poterlo individuare (idealmente prima della stampa di qualsiasi packaging), e poter risalire con facilità e rapidamente alla fonte dell'errore in modo da poterlo correggere per il futuro.

L'approvazione degli artwork digitali fornisce un percorso completo e facilmente verificabile. Non solo di quali informazioni sono state inserite in ogni singolo artwork (e quindi riconducibili alla fonte, ai riferimenti incrociati, ecc.), ma anche di chi ha fatto quali commenti, modifiche e approvazioni. Come controllo finale, un artwork digitale approvato può anche essere confrontato con le prove fornite dall'agenzia o dalla stampante, per assicurarsi che non ci siano stati errori nella conversione dei file, nell'uso di vecchi file ecc.

No. 6 - Curare una biblioteca di artwork dal vivo

Forse ti chiederai "in che modo questo aiuta la mia approvazione degli artwork"? La risposta è: in diversi modi!

Ad esempio: una fonte comune di frustrazione nella fase di approvazione di un artwork è quando una modifica che è stata richiesta e implementata su una versione precedente della confezione stampata del prodotto (o di un altro prodotto correlato all'interno della gamma) non è presente e vengono presentate nuovamente informazioni errate. Ciò comporta un rischio di errore su più fronti, in quanto i revisori possono supporre di averlo già corretto e quindi non controllare correttamente per individuare che sia "ritornato".

Anche se nessuno lo citerebbe come una buona pratica, alcune di queste modifiche potrebbero essere state fatte in precedenza dopo l'approvazione, o anche in fase di repro; a volte il proprietario del marchio ha avuto solo un file PDF (o peggio, una stampa). Tutto ciò significa che i marchi e i produttori non hanno il controllo del proprio artwork e non sono in grado di garantire che eventuali aggiornamenti siano attuati sulla vera versione "finale" stampata corrente.

Fare in modo di tenere una libreria live di artwork completati (inclusi sia i PDF che l'Illustrator "nativo", InDesign o altro formato appropriato) offre quindi molteplici vantaggi. In primo luogo, consente una facile tracciabilità quando le informazioni che potrebbero apparire sulle confezioni cambiano, ed è possibile determinare automaticamente quali prodotti e artwork del packaging sono interessati. In secondo luogo, significa che si utilizzerà sempre la versione finale accurata - accelerando così l'approvazione e riducendo i rischi associati. Inoltre, ti offre, come proprietario di un marchio, flessibilità e controllo su dove e come far produrre il tuo packaging finale.

Quindi ci siamo... con le pratiche e la piattaforma giusta in atto, quel "Right First Time", gold standard industriale di 1,6 cicli di approvazione è molto a portata di mano, non importa quali siano le dimensioni o la struttura del tuo business. Come sempre, se vuoi saperne di più su come 4Pack può aiutarti a raggiungere questo obiettivo, contattaci.

 

 

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