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L'abile operazione per la gestione del copy del pack e briefing grafico

2020/06/29

Nella ricerca di artwork privo di errori, spesso si rilevano i difetti nei processi di produzione ma ci si concentra poco su tutto quello che precede l'avvio della lavorazione.

In un nostro recente post abbiamo evidenziato come l'utilizzo del digitale e la centralizzazione delle informazioni nei sistemi digitali consenta alle aziende di dettaglianti/proprietari di marchi di raccogliere e curare i contenuti dei loro prodotti in modo più accurato. Essere in grado di collaborare efficacemente in un'unica soluzione è fondamentale quando vogliamo migliorare le modalità di esecuzione del multiforme processo di raccolta e convalida del copy e  creazione e approvazione della grafica del packaging.

In questo post ci concentreremo esclusivamente sulla fase di preparazione  che precede l'artwork. In 4Pack lo definiamo come l'insieme di tutti gli elementi che il Servizio Grafico richiede per preparare accuratamente un file di grafica del packaging. Ad esempio, un brief  dell'artwork, di un copy del pack, del tracciato di una fustella, di asset del marchio, di loghi e iconografia, ecc.

Abbiamo quattro raccomandazioni:

  1. Fare attenzione alla qualità degli input
  2. Fornire tutti gli elementi
  3. Dare al servizio di grafica il potere di dire NO
  4. Migliorare continuamente il processo

 

#1 Occuparsi della qualità degli input

Con un sistema digitale e un flusso di lavoro digitale, è facile delegare la raccolta di questi contenuti per ogni packaging stampato e rendere ogni team di collaboratori responsabile della tempestività della loro risposta e della qualità del loro input.

Un obiettivo importante per migliorare la qualità dei contenuti è quello di ridurre o preferibilmente rimuovere qualsiasi copia/incolla delle informazioni e di mantenere i link al contenuto originale, se possibile. 

Un modo per raggiungere questo obiettivo è quello di centralizzare in un unico sistema tutte le specifiche di prodotto, gli ingredienti, le specifiche del copy delle confezioni e le istruzioni per il packaging e l'approvazione del materiale illustrativo. Ciò garantirà che il copy della confezione includa il contenuto tecnico accurato del prodotto, come gli ingredienti e le informazioni sugli allergeni. Possiamo consentire il flusso di queste informazioni direttamente attraverso il flusso di lavoro digitale al Servizio Grafico o automaticamente sul pack attraverso la creazione di un artwork dinamico, come abbiamo discusso in un altro recente post del blog.

Con un sistema e un flusso di lavoro digitale, è facile delegare la raccolta di questi contenuti per ogni packaging stampato e rendere ogni team di collaboratori responsabile della tempestività della loro risposta e della qualità del loro input.

Un obiettivo importante per migliorare la qualità dei contenuti è quello di ridurre o preferibilmente rimuovere qualsiasi copia/incolla delle informazioni e di mantenere i link al contenuto originale, se possibile. 

Un modo per raggiungere questo obiettivo è quello di centralizzare in un unico sistema tutte le specifiche di prodotto, gli ingredienti, le specifiche del copy delle confezioni e le istruzioni per il packaging e l'approvazione del materiale illustrativo. Ciò garantirà che il copy della confezione includa il contenuto tecnico accurato del prodotto, come gli ingredienti e le informazioni sugli allergeni. Possiamo consentire il flusso di queste informazioni direttamente attraverso il flusso di lavoro digitale al Servizio Grafico o automaticamente sul pack attraverso la creazione di un artwork dinamico, come abbiamo discusso in un altro recente post del blog.

Un altro modo, che può essere utilizzato in combinazione con quanto sopra, è quello di considerare l'utilizzo dell'integrazione tra i sistemi per fornire gli input di alcuni set di dati master, ad esempio il codice a barre, che sarà una proprietà dei sistemi ERP, ma che è anche richiesto sull'artwork.

 

#2 Fornire tutti gli elementi

In una sala operatoria, quando un chirurgo dice "Bisturi, per favore!", è sicuro che tutti gli strumenti necessari per l'intera procedura sono disposti sul tavolo accanto.

La preparazione di un artwork può avere meno conseguenze in termini di vita o di morte, tuttavia, un esito positivo sarà più probabile se il servizio di grafica viene fornito con TUTTI gli elementi necessari per costruire l'artwork. 

Richiedere a un designer grafico di recuperare informazioni da un precedente progetto artistico o da più di un luogo e in momenti diversi è una potenziale fonte di errore umano.

È molto meglio assicurarsi che il graphic designer debba cercare in un solo luogo per trovare tutte le informazioni di cui ha bisogno. E per di più, deve essere chiaro quale informazione è necessaria per soddisfare ogni parte del brief.

In passato questa funzione veniva fornita dall'onnipresente "job bag" - la cartella o busta che comprendeva il documento del briefing e i file tecnici, per poi diventare il deposito dell'artwork mentre veniva portata a spasso per le scrivanie per l'approvazione.

Questa job bag è stata sostituita con successo dai sistemi digitali. Un progetto digitale può ora contenere link e riferimenti a tutte le informazioni di cui un grafico ha bisogno per creare un artwork.

Infatti, i sistemi digitali possono ottimizzare questo aspetto, assicurando sempre che il designer raccolga l'ultima versione del contenuto e verifichi cosa/quando è stato aggiunto al progetto o alla cartella di lavoro e quando è stato scaricato per l'uso.

Ma come possiamo GARANTIRE che un designer abbia TUTTE le informazioni di cui ha bisogno prima di iniziare? In passato questa sarebbe stata una lista di controllo scritta a mano sulla parte anteriore della cartella di lavoro che, pur essendo aderente, aveva la possibilità di essere ignorata. 

Ora, nei sistemi digitali abbiamo il potenziale per fare in modo che vengano aggiunti tutti gli elementi necessari a soddisfare il brief e che tutti gli elementi siano pre approvati.

Ci sono una varietà di metodi che possono essere utilizzati nei sistemi digitali per garantire che le informazioni fornite ai Servizi Grafici siano complete e coerenti. Ad esempio:

  • Utilizzando moduli elettronici o specifiche per mantenere tutti gli input di dati, come brevi immagini, contenuti dei copy del pack. In questo modo, tutti gli input possono essere chiaramente etichettati in base al loro scopo (dichiarazioni, testo del consumatore, ingredienti ecc.) e le informazioni obbligatorie come il testo "può contenere tracce di..." può essere controllato.     
  • Utilizzando il flusso di lavoro digitale i diversi reparti di alimentazione possono aggiungere elementi al brief/progetto al momento opportuno. Un buon esempio è l'uso del flusso di lavoro per assicurarsi che il corretto profilo della fustella aggiornato sia aggiunto dal reparto tecnico del packaging come file caricato o come riferimento a un file in una libreria di risorse pre approvata.
  • Utilizzando checklist digitali e attività di validazione per garantire che tutti gli aspetti (copy del pack, brief, profilo di taglio, asset del marchio, ecc.) siano presenti e corretti prima che le informazioni vengano inoltrate al servizio di grafica e che venga avviata l'attività di creazione dell'artwork.
 

#3 Dare al servizio di grafica il potere di dire NO

Il servizio di grafica, essendo un fornitore interno o esterno al processo, può in genere lasciare poco tempo per creare l'artwork, per non parlare del fatto di avere la voce per inserire e rimandare il processo.

Tuttavia, essi sono nella posizione perfetta per giudicare se il brief, il copy del pack e gli elementi aggiuntivi sono "adatti allo scopo" e se hanno tutte le informazioni presenti per consentire loro di creare un file di grafica.

La nostra raccomandazione è di introdurre una fase di validazione a questo punto del processo, cioè permettere al servizio grafico di "rifiutare" il brief all'azienda se le informazioni sono mancanti o ambigue.

In questo modo, l'azienda si assume la responsabilità di fornire informazioni accurate e corrette prima di creare un artwork e di sostenere i costi della grafica. Risolvere i problemi in questa fase è molto più semplice e sicuro rispetto alla revisione e allo sviluppo di un copy del pack quando esso è già presente nell'artwork.

Anche quando il tempo a disposizione è poco e tutti sono in difficoltà, è sempre meglio (e meno costoso) assicurarsi che gli input siano corretti prima di iniziare, piuttosto che aspettare di confermare tutto al secondo o al terzo ciclo di revisione. 

 

#4 Migliorare continuamente il processo

Infine, dobbiamo introdurre i KPI (key performance indicators) e le revisioni dei processi di miglioramento del business per ottenere risultati perfetti nella creazione di artwork. Dobbiamo auto-allenare le nostre prestazioni, cercando le aree di debolezza nel processo e applicare lo sforzo per migliorare.

Un modo per farlo è quello di monitorare le ragioni del rifiuto del brief di grafica da parte dell'agenzia fornitrice, o il rifiuto dell'artwork del packaging stesso.

Se siamo in grado di categorizzare il motivo per cui un artwork non è giusto la prima volta e applicare il tempo per esaminare le cause alla radice e agire sulle tendenze, allora possiamo migliorare la nostra performance.

Forse chiediamo che il layout tecnico venga aggiunto troppo presto nel processo o siamo troppo ambigui nelle nostre specifiche sul copy del pack... Passare il tempo a rivedere le esperienze passate stabilisce lo standard per il successo futuro.

 

Come può aiutarti 4Pack?

4Pack è il principale software end-to-end per prodotti e packaging dell'industria Food&Beverage.

È una soluzione SaaS (software as a service) che aiuta i marchi e i produttori a gestire i loro prodotti e a lanciare il processo di aggiornamento in modo più efficiente. 

La nostra piattaforma collega tra loro quattro tecnologie chiave che consentono di aumentare l'efficienza, velocizzare il time to market, snellire i processi e aumentare la collaborazione tra i team, interni ed esterni. 

4Pack ti permette di: 

  • Centralizzare i dati del prodotto, degli ingredienti e della confezione
  • Sincronizzare il briefing, la creazione e l'approvazione delle artwork
  • Gestire tutti i progetti NPD e EPD in un'unica soluzione integrata
  • Creare un repository per la connessione digitale degli asset

È importante notare che, nel contesto di questo argomento, 4Pack include tutte le funzionalità necessarie per snellire i processi di copy del pack, di briefing e di creazione di artwork con gli opportuni controlli e bilanci in atto e la possibilità di guidare i processi di business in avanti creando dei KPI riferibili.

Per ulteriori informazioni, invia un'e-mail a contact@4-pack.com

 

4Pack esiste per aiutare Food & produttori di bevande e marchi di tutte le dimensioni a spingere prodotti innovativi e più sicuri sul mercato attraverso i canali in modo rapido. Se vuoi accelerare il processo di lancio del prodotto, prenota una demo con i nostri esperti.

 

 

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