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Approvazione dell'artwork: buona la prima! È un obiettivo raggiungibile?

2020/06/12

Se stai leggendo questo articolo è probabile che tu, più di altri, sappia quanto sia importante portare sul mercato un nuovo prodotto alimentare o aggiornarne uno.

Non c'è dubbio che si tratta di un processo molto complesso, con più lavorazioni in corso e variabili da considerare. Eppure spesso si ha l'impressione che il punto in cui il tutto si "blocca" e si accumulano ritardi sia quasi alla fine, quando si tratta di creare e approvare l'artwork definitivo.

I fornitori di servizi grafici (e noi di 4Pack!) parliamo molto di come garantire un approccio "Right First Time". Quando diciamo questo, ovviamente, non intendiamo dire che ci aspettiamo letteralmente che ogni artwork sia approvato senza correzioni (il che può essere un po' irrealistico); ma una media di 1,6 giri è generalmente considerata un ottimo obiettivo del settore. 

Detto questo, per il Food & Beverage che stanno attualmente affrontando 4 o 5 giri di correzioni (o spesso di più) prima dell'approvazione, avvicinarsi a 1 solo può sembrare un sogno! Si può supporre che ciò sia realizzabile solo in una organizzazione più grande, o al contrario in organizzazioni senza molti stakeholder coinvolti.

La buona notizia è che, indipendentemente dalle dimensioni e dalla struttura della tua azienda, è più facile di quanto pensi ridurre significativamente il tempo necessario per il processo di approvazione degli artwork - e ottenere un controllo molto maggiore in termini di conformità, coerenza e protezione del marchio, mentre lo si fa! 

In questo primo di un post in due parti, esamineremo 5 passi chiave da compiere per gettare le basi del successo dell'artwork. Nella seconda parte di questo post, andremo a delineare i nostri migliori consigli per implementare il vostro processo di approvazione degli artwork e per definire una metodologia "giusta al primo tentativo".

Pronto? Immergiamoci.

N. 1 - Go Digital

Una delle cose più impattanti che si possono fare per snellire la creazione e l'approvazione degli artwork è "passare al digitale", tenendo a monte i processi di raccolta delle informazioni che andranno a finire sul pack.

Ciò significa abbandonare la posta elettronica e l'uso di più documenti o fogli di calcolo (spesso memorizzati in cartelle e server diversi) per passare a una soluzione digitale centrale. Questa consente a tutti i soggetti interessati di inserire, produrre, referenziare e verificare le informazioni che saranno inserite nell'artwork. 

Quando esaminiamo in dettaglio qualsiasi artwork  - come potete vedere qui con il nostro "4Pack Muffin" - diventa evidente che include input da più team di lavoro. Gran parte di queste informazioni saranno interconnesse, quindi, gestirle in modo olistico ha senso per molte ragioni, ma in particolare per garantire che le informazioni sul pack siano accurate e conformi.

N. 2 - Centralizzare e raggruppa

Collegare tutti i principali stakeholder nel processo e lavorare insieme sullo stesso sistema presenta numerosi vantaggi. In termini di preparazione degli artwork, fornisce una trasparenza tale che tutti i soggetti coinvolti sono in grado di vedere, allineare (e approvare) la stessa versione delle informazioni, stabilendo una "fonte unica di verità". Basta con l'incertezza delle versioni o con il tennis via e-mail!

Quando tutto è centralizzato è anche molto più facile identificare automaticamente ciò che potrebbe ancora mancare: per esempio, c'è una specifica di stampa finale disponibile, è stata data l'approvazione legale ad eventuali reclami in corso sulla confezione, in quali mercati sarà distribuito il prodotto, è stato tutto approvato nella lingua primaria in modo da poter avviare eventuali traduzioni ecc.

È fondamentale che tutti questi contenuti siano raccolti e approvati prima dell'inizio della fase di creazione dell'artwork. La buona notizia è che passare al digitale con la gestione end-to-end del processo riduce considerevolmente il tempo complessivo necessario per preparare i prodotti per la fase di realizzazione dell'artwork.

N. 3 - Facilitare la collaborazione

È importante sottolineare che "passare al digitale" con la gestione del lancio del prodotto non è la stessa cosa che usare semplicemente strumenti software collaborativi come MS Teams o Slack. Si tratta di fornire un processo strutturato che integra tutti gli aspetti dello sviluppo del prodotto e della gestione delle informazioni sul prodotto con la gestione degli artwork, degli asset e dei contenuti.

Per quanto riguarda nello specifico la fase di Artwork, è probabile che siano coinvolte più parti interne ed esterne, compresi i rappresentanti di diversi siti o mercati, magari gruppi di controllo di qualità o di regolamentazione di terze parti, agenzie di progettazione e reprografia, tipografie, team di rivenditori e così via. 

Usa i permessi per consentire la visibilità e le azioni appropriate: per esempio, un'agenzia di progettazione del packaging dovrebbe essere in grado di vedere e scaricare il brief, le risorse chiave del marchio e le specifiche di stampa, e poi caricare i file per l'approvazione; ma non ne hai bisogno per vedere le informazioni sullo sviluppo del prodotto.

N. 4 - Automatizzare le informazioni obbligatorie

C'è un sacco di informazioni sulla confezione che deve essere presente rappresentata in modo chiaro e coerente - sia che si tratti di regolamentazione che di marchio.

Una ragione comune per cui gli artwork vengono rifiutati è che mancano informazioni o che non sono state prese in considerazione le variabili chiave, ad esempio le diverse dichiarazioni degli allergeni per mercato o le diverse informazioni sui siti di produzione. Passare a un approccio di gestione digitale significa che è possibile costruire regole e controlli automatizzati rispetto alle informazioni o alle risorse del marchio che vengono fornite agli artwork in base a parametri chiave.

Non solo questo aumenta le possibilità di raggiungere il Right First Time in artwork, ma (soprattutto) protegge il marchio da potenziali errori umani nel mettere sul mercato prodotti senza inclusioni chiave.

Nr. 5 - "Blocca" il tuo progetto

Ci siamo passati tutti: quelle "modifiche" apparentemente infinite ai dettagli del design o alle informazioni sulla parte anteriore della confezione. Ogni richiesta di modifica è di per sé "solo piccola"... ma l'effetto cumulativo può essere significativo, sia in termini di tempo (soprattutto quando ogni modifica fa scattare un nuovo giro di approvazione), sia in termini di costo.

Secondo la nostra esperienza, uno dei motivi principali per cui ciò accade spesso è che il design del packaging avviene in effetti parallelamente all'artwork del packaging. In realtà, si tratta di due processi ben distinti; anche quando si utilizza lo stesso sistema centrale per gestirli (come consigliamo), è importante tenere separate le due fasi. Chiarire all'interno del piano di progetto quando il design deve essere "bloccato", e non saranno più consentite modifiche di layout o estetiche.

La chiave è ancora una volta la preparazione. Tornando al nostro punto 2 di cui sopra, raccogliendo e verificando centralmente tutte le informazioni che si riferiscono all'artwork o che devono essere presenti sulla confezione prima di essere "sposate" con il layout del progetto, il processo di realizzazione dell'artwork è reso considerevolmente più snello e robusto.

Congratulazioni..... Ora sei pronto ad implementare il tuo processo di approvazione degli artwork "Right First Time" realizzabile! Nella nostra seconda parte di questo post esamineremo i modi pratici per beneficiare della tua preparazione per mantenere la velocità di lancio sul mercato e il controllo agli ostacoli finali.

 

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